Von Markus Lorscheid, (BS Salon Software UG - shortcuts) erhielten wir eine detaillierte Aufstellung der Erfordernisse über die GoBD hinaus:
Beim Einsatz eines Kassensystems müssen zwingend folgende Unterlagen bereitgehalten werden:
A) Betriebshandbuch
B) Betriebsdokumentation
C) System- und Verfahrensdokumentation
Erklärung zu A
Es besteht die Notwendigkeit einer vollständigen System- und Verfahrensdokumentation.
Dieses hat der Bundes Finanzhof im Urteil vom 25.03.2012, BStBI II 2015, 743 ausdrücklich festgestellt.
Das Fehlen einer vollständigen System- und Verfahrensdokumentation führt zu einer Nichtprüfbarkeit der Buchhaltungssoftware und ist gleichzusetzen mit fehlenden Z-Bons bei einer EDV - Registrierkasse.
Dieser Umstand führt zu einer grundsätzlichen Schätzungsbefugnis seitens der Finanzverwaltung.
Unter anderem muss in einer solchen Dokumentation der Aufbau und Inhalt der benutzten Datenbank sachlogisch dargestellt werden.
Ohne eine solche Beschreibung kann die progressive und retrograde Nachprüfbarkeit in Zweifel gezogen werden
Eine solche Dokumentation muss am besten vom Hersteller der Software kommen, da ein Friseurunternehmer meistens nicht in der Lage ist, diese Informationen selber zusammenzustellen.
Erklärung zu B
Jeder Friseurunternehmer ist auch für das Führen einer Betriebsdokumentation selber verantwortlich.
Betriebsdokumentationen sollten folgende Bereiche beschreiben:
Verarbeitungsnachweise und Beschreibung und Umsetzung des internen Kontrollsystems (IKS).
Das bedeutet zum Beispiel:
Zugangskontrollmechanismen,
Login - Mechanismen,
Defintion der Benutzerprofile,
maschinelle Kontrollen,
Benutzerverwaltung mit Zuständigkeiten und Verantwortungsbereichen,
Beschreibung der relevanten Arbeitsabläufe,
Beschreibung der Protokollierung von Änderungen oder des logischen Löschens.
Erklärung zu C
Protokolliert werden muss:
Wer darf wie und in welchen Umfang auf das Kassensystem zugreifen.
Welche Auswirkungen ergeben sich durch Löschvorgänge von Stamm- oder Bewegungsdaten Wie wird die Verfügbarkeit der Software und der Datenspeicher sichergestellt?
Wie sieht der Daten- und Zugriffsschutz aus?
Die Aufgaben und Pflichten des Friseurunternehmers sind also (laut Gesetz) ziemlich umfangreich.
Ich empfehle frühzeitig alle Aufgaben und Dokumentationen mit Hilfe von den jeweiligen Steuerberatern und Softwarelieferanten anzufertigen und / oder zu vervollständigen.
