Online Terminplaner, müssen die Unterlagen hierzu aufbewahrt werden?
Selbst von Steuerberatern gibt es unterschiedliche Statements.
Gibt es Aufbewahrungspflicht für Unterlagen der Terminplanung?
Die Antwort kommt von Jürgen Findeis - Images & Words, Bäuerle & Findeis GbR ( e-cut)
„Diese Frage lässt sich nicht ganz einfach beantworten
Das Bundesministerium für Finanzen schreibt in seinem Schreiben vom 14.11.2014 (GoBD) im Absatz 1.3:
‚Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. [...]
Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt [...] wurde.‘
Bisher wird in der Tat bei vielen Prüfungen auf das Heranziehen des Terminplaners (sowohl elektronisch als auch in Papierform) verzichtet. Das Schreiben des Finanzministeriums lässt hier dem Prüfer aber durchaus die Möglichkeit, im Zweifel auch diese Unterlagen heranzuziehen. Wirft der Unternehmer den Papier-Terminplaner weg, kann dies der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht widersprechen und im ungünstigsten Fall zu einer Schätzung führen.
Wichtig ist unserer Meinung nach auch, sich nicht alleine auf eine Cloud-Lösung zu verlassen. Geht der Anbieter insolvent oder löscht die Daten, hat man ein großes Problem, da man die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nicht mehr erfüllen kann.“
Anmerkung:
Sind Kundendaten, Terminplaner und Kasse „verknüpft“ ist eine Aufbewahrung DRINGEND anzuraten, da hier die einzelnen Programmteile als Einheit zu sehen sind!
Unwissenheit über gesetzliche Vorschriften scheint ein großes Problem in der Friseurbranche.
Was können wir den Unternehmern raten, wie können die sich schützen?
Wir fragten Dieter Bögelein, ECS GmbH (EuroCis – Cloude-CIS)
„Jeder Unternehmer sollte sich mit seinem Steuerberater in Verbindung setzen und sich darüber erkundigen welche Änderungen die neuen Gesetzesregelungen für sein Unternehmen haben. Viele unterschätzen die Konsequenzen welche Ihnen spätestens bei einer Prüfung drohen. Nicht Wissen / nicht Handeln schützt nicht!“
Registrierkassen und Abrechnungssysteme sollen künftig über das BIS zertifiziert werden. Diese oder ähnliche Zertifizierungen gibt es ja bereits im Bereich der Branchensoftware
Wobei diese Zertifizierung für das FA keine Bedeutung hat.
Wie sieht das zukünftig hinsichtlich der Zertifizierung der Softwareprodukte aus?
Welche Änderungen / Anforderungen werden da auf Friseure und Anbieter zukommen?
Wir fragten Torsten Keller – Comhair GmbH (COMCASH)
„In der Tat haben die bisherigen Zertifizierungen keine Bedeutung für das Finanzamt. Das haben wir auch von Anfang an so kommuniziert, da derartige von den Anbietern selbst also „privat“ in Auftrag gegebene Zertifikate für das Finanzamt nicht bindend sind.
Die angedachte Zertifizierung über das BIS ist im Grunde genommen nur die Fortführung der aktuellen Anforderungen wie GDPdU-Schnittstelle, Unveränderbarkeit der Daten und 10-Jahresspeicher, die spätestens ab/seit dem 01.01.2017 für alle Nutzer von Kassensystemen gelten. Es geht im Wesentlichen darum, dass die dokumentierten Daten nicht nachträglich verändert werden können und dafür ein zertifiziertes, technisches Verfahren eingeführt werden soll, welches die Kassenanbieter in ihrer Software implementieren müssen. Außerdem geht es darum, die Kassendaten durch Spontanbesuche abrufen und prüfen zu dürfen und um Sanktionen/Bußgelder bei Nichteinhaltung der geltenden Regeln.
Allerdings handelt es sich hierbei zunächst einmal nur um einen Gesetzesentwurf, der wenn, dann ab 01.01.2020 zum Tragen kommt.
Auf uns als Anbieter kommt dadurch keine besondere Anforderung hinzu, da wir die erforderliche Technik bereits für Österreich entwickelt haben, wo die Einführung von „INSIKA“ bereits zum 01.04.2017 in Kraft tritt. Wenn also der nächste Schritt kommt, in welcher Form auch immer, wir können es bereitstellen.
Für die Friseure ist es deshalb wichtig, vor allem die aktuellen Anforderungen zum 01.01.2017 zu erfüllen und die Kassendaten in digitaler Form bei einer Steuerprüfung bereitstellen zu können. Denn das ist die entscheidende Grundlage für Alles. Wenn dann eine Verschärfung bzw. Fortführung dieser Auflagen kommt, muss die Software nur noch entsprechend aktualisiert und allenfalls durch technisches Zubehör ergänzt werden.
Manches liegt im Detail, vieles wird erst garnicht gelesen....
Welche Fallstricke oder Stolpersteine ergeben sich sonst noch?
Die Antwort von Bodo v. Laffert - OktoPOS Solutions GmbH (OktoPOS)
„Bei aller Aufregung um neue Gesetze wird häufig übersehen, dass neben den konformen Kassen auch eine Verfahrensdokumentation für den Einsatz von Registrierkassen erforderlich ist. Diese Verfahrensdokumentation ist von jedem Gewerbetreibenden individuell zu erstellen. Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann das Finanzamt die Steuern in gewissen Bandbreiten schätzen. Dies kann existenzgefährdend sein. Sprechen Sie Ihren Kassenhersteller oder Steuerberater auf die Verfahrensdokumentation an.
Warum sollten sich Friseure für ein Salon-Management System entscheiden?
Reicht nicht auch eine einfache GoBD konforme Kasse?
Die Antwort kommt von Ralf Ahamer, Head-on solutions GmbH (Studiolution)
„Viele Friseure denken, dass sie nur GOBD konform kassieren müssen und denken dabei an das Finanzamt – nicht aber an ihr Geschäft!
Der wahre Grund liegt in den Vorteilen von elektronischen Kassen- und Terminsystemen wie studiolution.
Man wird dadurch besser und wettbewerbsfähiger.
Friseure können darüber Ihren Kunden mehr Service anbieten, Mitarbeiter, Kunden und sich selber besser verstehen und managen
Zusätzlich spart man sich enorm viel Zeit und Geld. Ein Monatsabschluss dauert mit studiolution 2-3 Minuten.
Das Kassenbuch ist immer fertig und die Daten für den Steuerberater liegen vorkontiert für DATEV bereit.
Immer neue Gesetze und Vorschriften?
Wer blickt da noch durch?
Das sagt Regina Grabmeier, SALONWARE Pro GmbH, (SALONWARE)
Ich bin selbst Friseurmeisterin und in meiner Meisterausbildung wurde ich nur unzureichend über die gesetzlichen Vorschriften informiert.
Die Gründer und Inhaber von Salons verlassen sich zu oft auf die Werbeaussagen und Versprechen der Vertreter der Programmanbieter.
Eine GoBD-Konformität ist natürlich Voraussetzung. Aber was viele nicht wissen, auch eine Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) muss im Unternehmen vorhanden sein. Die GoBD beziehen sich auf alle steuerrelevanten, elektronischen Daten, also auch auf E-Mails oder erhaltene Rechnungen in digitaler Form.
Viele Vorschriften haben mit dem Kassensystem nichts zu tun. Die Vorschriften sind viel weitreichender. Ich gehe davon aus, dass kein Unternehmen alle Vorschriften der GoBD zu 100%erfüllen kann und somit jede Kassenführung angezweifelt werden kann. Und das wissen auch die Finanzprüfer. Es geht also häufig darum, die Hinzuschätzung der Finanzbehörden zu reduzieren. Hier ist die enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Steuerberater entscheidend.
Das kann einem viele Tausend oder sogar Zehntausende von Euros ersparen.
