Die “neuen“ Vorschriften zur Kassenführung sind nicht neu.
Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig und gelten für alle steuerlichen Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 begonnen haben.
Zum 01.01.2017 endet lediglich die früher eingeräumte Übergangsfrist.
Wer jetzt zu spät kommt, den bestraft das Leben, nein – das Finanzamt!
Die GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Mit dem 1. Januar 2017 sind alle Kassensysteme ersatzlos auszutauschen die nicht gewährleisten, dass sämtliche Einzeldaten in digitaler Form zur Verfügung stehen und den GoBD entsprechen.
Die neue Kassenvorschrift besagt
alle Daten die von Kassensystemen erstellt und gespeichert werden, müssen
· jederzeit verfügbar sein.
· unverzüglich lesbar sein.
· unveränderbar so wie vollständig vorhanden und maschinell auswertbar sein.
Alte Kassen, die keinen digitalen Datenexport erlauben, dürfen seit dem 1.1.2017 nicht mehr auf Ihrem Ladentresen stehen.
Das betrifft auch sehr viele konventionelle Kassen!
Es reicht auch nicht mehr aus die Z-Bons aufzubewahren, sie müssen digital zur Verfügung stehen.
Eine GoBD konforme Kasse muss einen für den Anwender unveränderbaren digitalen Datenexport der einzelnen Buchungen inklusive Buchungsdetails ermöglichen.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Tag der Buchung.
Wichtig
die Betriebsprüfer akzeptieren nicht mehr Ausdrucke, Druckdateien, selbst erstellte Excel Tabellen, oder Datensicherungen in denen nur noch ausgewählte Bereiche zur Verfügung gestellt werden.
Vielmehr müssen alle gespeicherten Daten verfügbar und abrufbar sein.
Die erforderlichen Organisationsunterlagen (z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind historisiert vorzuhalten
- Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
Gefährlich, weil vielfach unbekannt:
Neben der Kassen-, ist auch eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Diese Verfahrensdokumentation ist von jedem Gewerbetreibenden individuell zu erstellen.
Eine IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein.
Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit ist stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation.
Hier muss die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten ein.
· Dazu zählen die Journaldaten, Auswertungs-, Stammdatenänderungsdaten.
Unbare Zahlungsarten (EC-Karte, Lastschrift oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren.
· Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, oder Update- Dokumentationen müssen für jedes einzelne Gerät aufbewahrt werden.
