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Als digitale Zeitschrift anerkannt: Deutsche Bibliothek Berlin - Frankfurt - München - ISSN: 2190-9873
Letzte Aktualisierung: 18.07.2018

Einzel-Aufzeichnungspflicht: Wir haben nachgefragt

Die Einzel-Aufzeichnungspflicht, diese gilt nicht nur für das Friseurhandwerk, aber soll im Rahmen der Kassennachschau und andere Prüfungen kontrolliert, bei Verstoß mit Bußgeld belegt werden. Wir haben die rechtlichten Aspekte für Sie nachgefragt.


friseur-news:
Die Einzel-Aufzeichnungspflicht, diese gilt nicht nur für das Friseurhandwerk, aber soll im Rahmen der Kassennachschau und andere Prüfungen kontrolliert, bei Verstoß mit Bußgeld belegt werden. Ausnahmen dazu gibt es kaum. Taxiunternehmen beispielsweise sind davon ebenfalls betroffen, trotzdem erleben wir in der Praxis bisher keine Taxifahrer, welche dieser Einzel-Folge leisten und beispielsweise Kundendaten erfragen / aufzeichnen.
Werden hier Berufszweige / Branchen unterschiedlich behandelt?

Bundesfinanzministerium
Nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung und der ständigen Rechtsprechung gilt seit Jahrzehnten der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ - § 146 Absatz 1 AO - erfolgte insoweit lediglich eine klarstellende Änderung.

Buchungen oder sonst erforderliche Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Das heißt, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung es grundsätzlich erfordern, die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang vorzunehmen, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.

Dabei ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, seine aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so zu organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Unterlagen (Daten) keine gesetzlich geschützten Bereiche tangiert werden können.

der Gesetzestext

friseur-news
Datenschutz: in der ab Mai gültigen neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU) wird den Bürgern das Recht zugestanden, bei Geschäftspartnern /Unternehmen zur Verfügung gestellte Daten auf Wunsch löschen zu lassen oder von vornherein zu verweigern.

Dieses steht aus unserer Sicht im deutlichen Widerspruch zur angeordneten Einzelaufzeichnungspflicht, die eine Datenerfassung jedes Kunden vorschreibt und die Löschung (in Kassensystemen) verbietet.

Wie sollen Unternehmen verfahren, wenn Kunden Ihre Daten nicht preisgeben möchten?

Bundesfinanzministerium:
grundsätzlich sind Kundendaten nicht aufzuzeichnen, da diese im Regelfall im typischen Einzelhandel oder vergleichbaren Dienstleistungsunternehmen nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden (vgl. Rz. 37 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450).

Dies gilt auch, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem eine Kundenerfassung und Kundenverwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.

Wie verfährt ein Unternehmer rechtlich einwandfrei, wenn Kunden im Nachhinein auf Löschung ihrer Daten bestehen? In vielen gängigen EDV Systemen sind Kassenaufzeichnungen schließlich mit Kundendaten verknüpft?!

Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Der Kassen-Nachschau unterliegen unter anderem elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

der Gesetzestext

 

Unsere Fragen wurden beantwortet von
Martin Chaudhuri - Referat Presse – Division Media

Bundesministerium der Finanzen – Federal Ministry of Finance

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