Die Verfahrensdokumentation
Mit Ausschlaggebend, ob eine Betriebsprüfung oder Kassennachschau für Sie als Unternehmer zufriedenstellend verläuft oder nicht, hängt es auch von der sogenannten Verfahrensdokumentation ab. Hierfür sind Sie als Unternehmer alleine verpflichtet und verantwortlich.
Dem Prüfer vorzulegen sind:
a) Elektronische Daten
b) Organisationsunterlagen
c) Daten in Papierform.
Elektronische Daten:
diese müssen für den Steuerprüfer unmittelbar zugänglich, für ihn lesbar und mit seiner Software sortierbar / auswertbar sein. Weiter zählen hierzu elektronisch erzeugte Rechnungen, aber auch Unterlagen über andere Geschäftsvorfälle in elektronischer Form.
Im Gespräch sind die Online-Buchungssysteme. Auch das sind elektronische Daten, die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren haben. Unklarheit besteht noch darüber, ob dieses auch für separate Lösungen gilt. Bei Kombination aus Kasse und Terminplanung sind diese Daten auf jeden Fall umsatzrelevant und aufbewahrungspflichtig. Dieses sollten Sie auch bei einem Anbieterwechsel bedenken!
Achten Sie auf die Feinheiten:
Die Daten dürfen nicht verdichtet sein und müssen maschinell vom Prüfer lesbar sein.
USB Sticks oder externe Datenträger´: hier reicht die Haltbarkeit der Daten keine 10 Jahre!
Steuerrelevante Daten dürfen das Bundesgebiet nicht verlassen. Achten Sie bei Cloud Lösungen auf den Standort der verwendeten Server!
Die Organisationsunterlagen
haben es in sich und sind besonders bei Friseuren eher unbekannt.
Es fängt an mit der Bedienungsanleitung ihrer Kasse oder des Kassensystems.
Die Programmieranleitung ist ebenfalls Bestandteil dieser Sammlung.
Vom Hersteller Ihrer Kasse oder Software bekommen Sie den Nachweis und die Erklärung über Veränderungen durch Updates. Auch die sind Aufbewahrungspflichtig.
An dieser Stelle der Hinweis:
Updates sind kein good will. Sie haben die Verpflichtung, diese zu erwerben /nutzen, wenn hier eine Entwicklung zu Gunsten der Vorschriften stattfindet!
Sie selber haben die Pflicht, ein Protokoll über die Bedienung der Kasse zu erstellen.
Wer kassiert? Wann werden Kunden in die Kasse geholt? Wer darf Stornierungen durchführen? Wer hat welche Berechtigungen? Wer zählt den Kassenbestand? Was passiert mit Fehlbeträgen? Empfehlenswert sind auch Aufzeichnungen über sogenannte Trainings-Kassiervorgänge , aber auch über erfolgte Preisänderungen.
Daten in Papierform
Ergänzend und in Papierform sollten Sie bereithalten
das ausgedruckte Kassenbuch und die zugehörigen Auswertungen,
Belege, Terminbücher (empfehlenswert) aber auch Nachweise über erfolgte Rabattaktionen, unentgeltlich abgegebene Waren oder Leistungen, verbrauchte Waren zu Trainingszwecken, Bruch oder Eigenverbrauch.
Sofern alles vorhanden ist wird der Prüfer zufrieden die Daten einlesen und auswerten.
Dabei werden Aufwendungen in Form von Material-, und Energieverbrauch mit den erzielten Umsätzen abgeglichen.
Gleichzeitig werden Verlaufsstatistiken angelegt. Hierbei werden die umsatzstarken/schwachen Zeiten erkennbar.
Sie als Unternehmer sind in der Beweis- und Argumentationspflicht.
Wenn sich herausstellt, daß der Freitag Ihr umsatzstärkster Tag ist und Sie gefragt werden, warum der Freitag im Monat Mai vor fünf Jahren so umsatzschwach war, dann müssen Sie das begründen.
Machen Sie es nicht so ,wie beispielsweise der Kollege der die schlechte Einnahme mit miserablen Wetterverhältnissen am fraglichen Tag begründete. Was er nicht wusste: jeder Prüfer hat auf seinem Laptop die Daten aller deutschen Wetterstationen…. und die besagten für diesen Tag strahlenden Sonnenschein. Pech gehabt!
