Nachgeschaut ..
Aus Sicht der Deutschen Finanzverwaltung sind fast 800.000 Unternehmen in mehreren Branchen Hoch-Risiko Betriebe. Vorwiegend solche, wo der überwiegende Anteil der Umsätze per Bargeld kassiert wird. Diesen werden sich die Finanzbehörden in den nächsten Jahren vermehrt zuwenden.
Schon im nächsten Jahr (ab 1.1.2018) wird die sogenannte Kassen-Nachschau eingeführt.
Das bedeutet nicht mehr und nicht weniger, als das Angehörige der Finanzbehörden ohne Ankündigung Ihren Betrieb besuchen oder sogar verdeckt ermitteln / begutachten können.
Schon hier wird sichtbar, ob Sie jeden Verkauf kassieren, ob die Kasse danach eventuell offen bleibt, wer die Kasse bedient. Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob Sie eine elektronische Registrierkasse, ein PC System oder eine Zigarrenkiste zur Bargeldaufbewahrung verwenden.
Sobald sich Ihr Besuch als Angehöriger der Finanzverwaltung zu erkennen gibt, ist er berechtigt auf Ihre Kasse zugreifen zu dürfen. Sofort geprüft wird die Sturzfähigkeit, bedeutet ob der tatsächliche Bargeldbestand mit dem Sollbestand Ihrer Kasse / Kassenführung genau übereinstimmt.
Geprüft wird auch, ob Sie die erforderlichen Unterlagen, die nach den neuen Bestimmungen vorzulegen sind, zur Hand haben. Hier spielt die sogenannte Verfahrensdokumentation zur Kassenführung eine wichtige Rolle. Als Unternehmer haben Sie diese Pflichtaufzeichnungen in elektronischer, andere auch in Papierform vorzulegen.
Hier lauern bereits die ersten Fallen:
Daten, die Sie heute speichern, müssen gesetzlich vorgeschrieben zehn Jahre verfügbar sein, also bis 2027. Die Tücke liegt in der Technik: Vorsicht bei RAM Bausteinen oder Leasing Kassen, die elektrische Kapazität reicht nur selten über diesen Zeitraum.
Auch zu beachten: steuerrelevante Daten welche Sie in eine Cloud auslagern, dürfen deutsches Territorium nicht verlassen. Also achten Sie darauf, in welcher Nation der Server Ihres Anbieters steht.
Daten in verdichteter Form (Zipp Dateien) sind nicht zugelassen.
Unterlagen (Daten) die elektronisch erstellt wurden, müssen in elektronischer Form vorhanden sein, ausgedruckte Unterlagen nur zur Ergänzung.
Exel Tabellen und dergleichen sind nicht erlaubt.
Elektronische Daten müssen den Anforderungen der GoBD genügen. Das bedeutet: der Prüfer muss unmittelbar darauf zugreifen, diese lesen und in seinem System sortieren und auswerten können.
Händische Aufzeichnungen müssen ebenfalls den Vorschriften entsprechen. Es muss die Einzelaufzeichnungsplicht wie auch die Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein.
Fällt das Ergebnis einer Nachschau negativ aus, weil es Beanstandungen gibt, darf sofort zu einer Betriebsprüfung übergegangen werden. Daten und Unterlagen dürfen vom Prüfer mitgenommen werden. Bei Verdunklungsgefahr hat der Prüfer auch die Berechtigung, ihre Privaträume zu betreten.
Handlungsempfehlungen:
Kontrollieren Sie Ihre Dokumentation;
- Überprüfen Sie, ob Ihr Kassensystem den aktuellen Anforderungen entsprich
- Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen
- Bücher, Kassenbuch, Kassenbericht, Terminbuch / Kalender
- Unterlagen und Aufzeichnungen, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen. Protokolle zu Programmänderungen / Updates.
- Gibt es Anweisungen zum verbindlichen Umgang mit Stornos, Retouren, Gutschriften?
- Wichtig auch die Verfahrensdokumentation über den Umgang mit der Kasse und allen Kassiervorgängen!
