Seit dem 01. Januar 2020 gilt die aktualisierte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die ähnlich der Diskussion um die DSGVO, für viel Wirbel gesorgt hat. Jetzt, knapp zwei Jahre später, könnte man meinen, die Umsetzung sei abgeschlossen. Doch genau wie bei der DSGVO, scheint der Groschen noch nicht überall gefallen zu sein.
Laut des Deutschen Fachverbandes für Kassen- und. Abrechnungstechnik e.V. beginnen die Finanzämter allmählich gegen Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung vorzugehen, die Strafen in Höhe von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen können. Die DFKA fordert, seine Mitglieder nun dazu auf, die Umsetzung dringend nachzuholen, sofern noch nicht erfolgt. Daher ist jetzt die beste Zeit für eine Auffrischung zu diesem Thema.
Was genau umfasst die KassenSichV?
Die bereits 2017 eingeführte KassenSichV beruht auf dem 2016 verabschiedeten Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und legt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungsgeräte fest, um diese möglichst manipulationssicher zu machen. Interessant dabei ist, dass Deutschland eines der letzten Länder in Europa war, dass die sogenannte Fiskalisierung von Kassen durchgeführt hat, eines der ersten war beispielsweise Italien. Der Hintergrund ist, dass viele Kassensysteme nicht gegen die Löschung von Buchungen gesichert sind, was vorsätzlichen oder versehentlichen Steuerbetrug begünstigt.
Die Kassensicherungsverordnung bezieht sich auf die GoDB, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dabei handelt es sich technisch gesehen um eine Verwaltungsvorschrift, ist also kein Gesetz oder Verordnung. Über die Abgabenordnung sind Gewerbetreibende jedoch zum Einhalten der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verpflichtet.
Drei Punkte sind dabei entscheidend: die Pflicht zum Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) mit einer einheitlichen Schnittstelle zur Übermittlung der Daten an das Finanzamt, die Belegausgabepflicht sowie die Kassenmeldepflicht.
Was ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Die technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) beschreibt eine Hardware bzw. eine Cloud-Lösung, die entweder in moderne Kassen integriert ist oder nachgerüstet werden muss, sofern möglich. Alle Kassen, die die Vorgaben der GoBD nicht erfüllen, sind nicht mehr erlaubt. Eine Ausnahme gibt es: Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, welche die Anforderungen der GoBD erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, sodass sie die Anforderungen des § 146a Abgabenordnung nicht erfüllen (der Paragraf, der die TSE vorschreibt), dürfen längstens bis zum 31.12.2022 verwendet werden. TSE-Lösungen müssen vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Sie bestehen aus drei Komponenten: dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und der einheitlichen digitalen Schnittstelle.
- Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
- Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
- Einheitliche digitale Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.
Zur Funktionsweise der technischen Sicherheitseinrichtung
Jeder Kassiervorgang wird an die TSE weitergegeben. Diese gibt daraufhin einen Code an die Kasse zurück, der anschließend auf den Beleg gedruckt wird. Alle Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss. So ist eine nachträgliche Manipulation der Umsatzdaten unmöglich. Die digitale Signatur basiert auf Bestandteilen des aktuellen, aber auch des vorherigen Verkaufsbelegs. Veränderungen durchbrechen die Kette der Signaturen, was bei einer entsprechenden Prüfung auffällt.
Welche Art von TSE eignet sich für welche Unternehmen?
Wie bereits beschrieben, gibt es im Wesentlichen zwei Arten von technischen Sicherheitseinrichtungen. Wer die dringend notwendige Nachrüstung noch nicht vollzogen hat oder wer von einer Nachrüstung auf ein anderes System wechseln will, findet im Folgenden eine kleine Orientierungshilfe:
Der TSE Stick ist eine lokale Hardware, die physisch an das Kassensystem angeschlossen wird. Das kann in Form eines USB-Sticks oder einer SD-Karte geschehen, die z. T. im Gehäuse verborgen sind.
Die Vorteile einer solchen Einrichtung liegen klar auf der Hand:
- Es ist keine Internetverbindung notwendig
- Es werden keine laufenden Kosten verursacht
Zu den Nachteilen gehört hingegen:
- Für jede verwendete Kasse wird eigene Hardware benötigt
- Die Speicherkapazität der TSE ist begrenzt
- Die Verantwortung für Backups liegt bei den Betreiber:innen der Kasse
- Die TSE-eigene Zertifikatslaufzeit ist begrenzt auf 3,5-7 Jahre
Die LAN-TSE nutzt zusätzlich eine zentrale Einheit, die eine Verbindung mehrerer Kassensysteme ermöglicht, wodurch nur ein Stick verwendet werden muss. Außerdem ist eine Internetverbindung notwendig.
Die Vorteile beinhalten:
- Sicherheit: Der Stick muss nicht direkt an der Kasse installiert werden
- Kostengünstiger, weil nur eine TSE angeschafft werden muss
Einige Nachteile sind:
- Speicherkapazität wird aufgeteilt
- Netzwerkverbindung ist notwendig
- Beim TSE-Ausfall durch die Hardware selbst, den HUB oder des Netzwerkes sind alle verbundenen Kassen betroffen
- Die Datenübertragung verlangsamt sich mit jeder angeschlossenen Kasse
- Die Nachteile der begrenzten Speicherkapazität, der Eigenverantwortung beim Backup und der Zertifikatslaufzeit sind eingeschlossen
Eine cloudbasierte TSE überträgt die Daten an den Server des Lösungsanbieters übertragen und dort archiviert. Darauf kann die Finanzverwaltung über eine digitale Schnittstelle selbstständig zugreifen.
Hier sind die Vorteile:
- Die Backups werden vom TSE Anbieter übernommen
- Es können beliebig viele Kassensysteme gleichzeitig abgesichert werden
- Der Speicher kann nach Bedarf erweitert werden
- Außerdem ist keine Zertifikatserneuerung nötig
Zu den Nachteilen gehört:
- Es ist wie bei der LAN-TSE eine Internetverbindung notwendig
- Es entstehen laufende Kosten meist durch Abo-Zahlungen
Was umfasst die Belegausgabepflicht?
Für jeden Verkaufsvorgang muss laut Kassensicherungsverordnung ein Beleg in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden. Dadurch sollen nachträgliche Stornierungen ausgeschlossen werden.
Was ist die Kassenmeldepflicht?
Alle Unternehmen müssen ihre „elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen“ sowie die dazugehörigen technischen Sicherheitseinrichtungen dem Finanzamt melden. Wer eine neue Kasse kauft, muss eine Meldefrist von einem Monat nach Anschaffung beachten. Die Meldung ist ausschließlich mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks möglich. Das Problem dabei: Weder gibt es bisher einen entsprechenden Vordruck noch ein elektronisches Verfahren zur Meldung der Kassen. Es bleibt also weiter abzuwarten. Aktuell gilt eine Nichtbeanstandungsregelung, bis die Verfahren eingerichtet sind. Eigens erstellte Formulare oder formlose Schreiben können von den Ämtern nicht berücksichtigt werden.
Selbst und digital ist die Unternehmer:in
Da bleibt nur eins, und zwar, die Dinge selbst in die Hand zu nehmen. Das hat für Unternehmen zahlreiche Vorteile, denn: Je einfacher, digitaler und automatisierter Buchhaltung organisiert ist, umso mehr Zeit bleibt für umsatzgenerierende Aufgaben. Nicht nur Friseursalons sollten vorsichtig sein: Wenn die Buchführung nebenher erledigt und vielfach noch rein manuell durchgeführt wird, sind Fehler vorprogrammiert. Wenn bei einer Buchprüfung Unregelmäßigkeiten auftreten, führt das nicht selten zu einer Ablehnung der gesamten Buchführung, was in einer Schätzung des Umsatzes und meist hohen Nachzahlungen resultiert. Besser ist es also, gleich alles sauber zu dokumentieren und das digital. Gleichzeitig ermöglicht die Digitalisierung ohnehin einen vereinfachten Datenaustausch, was z. B. den Jahresabschluss angeht. So bieten sich Chancen für die Erleichterung des Geschäftslebens, auch durch die Kassensicherungsverordnung, ist sie erst einmal im Unternehmen umgesetzt.
Gute weiterführende Informationen zum Kassengesetz bietet auch das FAQ des Bundesministerium der Finanzen.
Autor dieses Beitrags ist: Nikbin Rohany, CEO von Shore
