Auf die Frage „Welches Kassenprogramm ist das Beste oder das Richtige für mich?“ gibt es keine allgemeingültige Antwort. Gedanken vor dem Kauf ersparen Ihnen hinterher viel Ärger. Die Leistungspalette der angebotenen Programme ist sehr breit, schon beinahe unübersichtlich. Deshalb sollten Sie sich nicht von dem Angebot oder der schönen graphischen Benutzeroberfläche am Bildschirm erschlagen lassen, sondern vorher überlegen, was für Ihren Betrieb das richtige Programm ist.
Grundsätzliche Überlegungen:
elektronische Registrierkasse oder PC System?
Die elektronische Registrierkasse dient dazu, Ihre Umsatzzahlen chronologisch und nahtlos zu archivieren.
Ein PC System kann mehr, nämlich diese Zahlen weitergehend auswerten und Ihnen einen genauen Überblick verschaffen, sowie Ansatzpunkte zu Verbesserungen an die Hand geben.
Vorsicht!
Wer denkt eine Registrierkasse wäre der einfachere Weg sollte aufpassen!
Auch hier gibt es eine Reihe von Vorschriften seitens des Finanzamtes, die unbedingt zu beachten sind!
Entgegen der weit verbreiteten Meinung, Registrierkassen bedürften keiner Updates, ist dieses sehr wohl der Fall.
- Sie sind verpflichtet, Ihre Registrierkasse per Update jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten, sofern seitens des Anbieters Neuerungen angeboten werden. (Gleiches gilt auch für PC Systeme!).
siehe auch: Vorschriften für Registrierkassen
Cloud oder Stationär
Neuerdings gibt es vorgenannte Cloud Lösungen.
Hier ist das Programm auf einem Server im Internet gespeichert und nicht im Salon PC. Aus Ihrem Salon greifen Sie mittels Internet auf diese Software zu und tauschen hiermit Ihre Daten aus.
Vielen ist die Datensicherheit ein Dorn im Auge. Allerdings versichern die Anbieter Datenverschlüsselung und hohe Sicherheit.
- Daten sind heute gefragt und kostbar, hier ist Vertrauen notwendig. Letztlich kann ein Supportmitarbeiter Daten Ihrer Sicherung kopieren, aber in der Regel wissen Sie wem Sie Diese überlassen haben. Wer alles auf eine Cloud Zugriff hat, entzieht sich Ihrer Kontrolle.
Ihre Daten stehen Ihnen bei der Cloud Lösung weltweit zur Verfügung, wo sie einen Internet Anschluss haben. Selbst bei einem Verlust des PC (Einbruch) bleiben Ihnen Ihre Daten erhalten. Kosten für Updates fallen hier in der Regel keine an.
- Probleme können natürlich bei Netzausfall entstehen
Kaufen oder leasen?
Softwareprogramme, sollen sie gut entwickelt sein, brauchen oftmals Jahre bis zur Serienreife. Das kostet ordentlich Geld. Ausgaben die manch Einer scheut.
Sie können über eine Leasingfirma solche Software leasen. Sie bezahlen eine monatliche Gebühr über mehrere Jahre hinweg. Oftmals gehört dann, nach Ablauf der Leasingdauer, das Programm Ihnen (je nach Leasingvertrag).
Hinzu kommen oft Kosten für Updates zu denen Sie verpflichtet sind, sofern hier neue Maßgaben der Finanzverwaltung mit einfließen!
Cloud Lösungen werden meist über eine Nutzungsgebühr angeboten, teilweise auch ohne feste Vertragsdauer. Hier haben Sie den Vorteil eines schnellen Anbieterwechsels.
Sie sollten aber immer vergleichen, was Sie bezahlen wenn Sie ein Kassenprogramm kaufen / leasen (plus Updates) und wie teuer wird für den gleichen Zeitraum die gemietete Lösung) Die Ihnen dann aber auch noch nicht gehört!
Beispiel Mietkauf / Leasing eines Kassenprogramms
verteilt auf 48 Monate zahlen sie den Kaufpreis von 1.500,- €uro
Kosten für Updates innerhalb dieser 48 Monate 500,- €uro
Sie haben Gesamtkosten in Höhe von 2.000,- €uro und das Programm gehört Ihnen
Beispiel Miete einer Cloudlösung:
Sie bezahlen eine monatliche Nutzungsgebühr von 39,- €uro per Monat
In vergleichbaren 48 Monaten haben Sie gezahlt 1.872,- €uro - ohne das Ihnen diese Software gehört
Gedanken sollten Sie sich auch über den Preis machen. Manche Programme erscheinen auf den ersten Blick preiswert. Sie sollten aber auch überprüfen, welcher Service dahinter steht. Dies betrifft insbesondere die sogenannte Hotline, aber auch Wartung und Schulung. Ihnen nutzt es nämlich recht wenig, wenn zwar eine Hotline angeboten wird, diese aber aus Sachbearbeiter, Entwickler und Chef der Firma in einer Person besteht und dieser dann, wegen Überarbeitung, im Krankenhaus liegt.
Rücksprache mit dem Steuerberater ist empfehlenswert, nicht nur wegen der Abschreibungsmöglichkeiten sondern auch, um vorher einen eventuellen Datenaustausch abzuklären. Das spart dem Steuerberater Arbeit und Ihnen dann Geld.
Also klären Sie vor dem Kauf die wichtigsten Fragen und erstellen Sie sich eine Checkliste.
Hier finden Sie ein paar Beispiele dazu:
- Was will ich mit einem Computer erreichen? Arbeitserleichterung ? Zeitersparnis ? Controlling? Statistik und Übersicht?
In welcher Form möchte ich Auswertungen erhalten, als Zahlenkolonne, Grafik oder Beides?
Welche Auswertungen brauchen Sie? - Soll Ihre Software in Kombination mit einem Onliner Terminplaner laufen?
Soll eine Mitarbeiter Arbeitszeiterfassung integriert sein?
- Welche Module oder Funktionen der Software benötigen Sie? Zum Beispiel: Lagerverwaltung, Kassenbuch, Terminplaner, Finanzbuchhaltung, Fotos in der Kundenkartei, Anschluss zur Homepage, Marketingfunktionen usw.
- Nehme ich Hard- und Software von einem Anbieter oder kaufe ich meinen Computer wo anders, gegebenenfalls auch preiswert als Gebrauchtgerät?
- Welche Zusatzgeräte benötige ich, außer Programm und Computer, um meine Vorstellungen zu verwirklichen?
Bondrucker, Handscanner, Drucker, Chipkartenleser, Modem usw.
Kann ich ein Lesegerät für den bargeldlosen Zahlungsverkehr anschließen?
- Wer hilft mir bei Problemen? Gibt es eine telefonische Hotline? Zu welchen Zeiten ist dort jemand zu erreichen?
Was kostet eine Anfrage bei der Hotline? Ist ein Wartungsvertrag eventuell günstiger als teuere Minutenpreise?
- Was steht auf der Vertragsrückseite? Habe ich mir das „Kleingedruckte“ und die Geschäftsbedingungen sorgfältig durchgelesen?
