Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, steht vor der Tür. Tim Seite, CEO von Tillhub erklärt, worauf Friseure achten müssen, damit das eigene Geschäft weiterhin gesetzeskonform läuft und warum der 1.1.2020 trotz der neuen Nichtbeanstandungsfrist noch einige Pflichten mit sich bringt:
Was für Pflichten kommen auf Friseure zu?
Schon seit der 2018 eingetretenen Kassennachschau, bei der unangekündigte Betriebsprüfungen stattfinden können, stehen auch Friseure mehr in der Pflicht ihre Geschäftsvorgänge korrekt zu dokumentieren. Bei elektronischen Registrierkassen tritt nun die verpflichtende Belegausgabe in Kraft. Das bedeutet, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall per elektronischem Bon oder Papierbeleg festgehalten und dem Kunden ausgehändigt wird. Laut der Abgabenordnung (AO) können hier bei Missachtung - neben Verwarnungen - auch Strafzahlung i.H.v. 2.500 bis 25.000 Euro anfallen. Gleichzeitig sind nun alle Registrierkassensysteme beim Finanzamt anzumelden. Hier rein fallen alle POS und damit auch Zweit- oder Dritt-Kassen.
Was muss das Kassensystem besitzen?
Gänzlich neu ist die Pflicht zur Technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Stand jetzt benötigt es eine Hardware- oder Cloud-Lösung, die mit dem Kassensystem verbunden werden kann und dafür sorgt, dass alle Geschäftsvorfälle signiert, codiert und somit nachprüfbar sind. Eine Software-basierte Cloudlösung wäre in diesem Fall jedoch für Friseure die deutlich angenehmere Alternative und würde Kosten sowie Umrüstungsmaßnahmen gering halten. Das Zertifizierungsverfahren dieser TSE läuft noch durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), dennoch stehen bereits die Anforderungen fest:
Die Archivierungsfunktion - also das Archivieren aller Geschäftsvorgänge inkl. aller Transaktionen und Stornierungen,
Die Art der Datenspeicherung - im Rahmen eines Code-Systems werden alle Belege markiert und eindeutige Reihenfolgen erzeugt - somit fallen bei unterbrochenen Reihenfolgen Manipulationen direkt auf.
Die einheitliche Schnittstelle - um die Prüfung durch das Finanzamt zu vereinfachen, wird ab 2020 ein einheitliches Dateiformat verwendet, so ist der Zugriff auf die Finanzinformationen einfacher und schneller.
Mithilfe dieser Maßnahmen sollen Umsatzmanipulationen vorgebeugt werden, später werden Prüfer lediglich in die jeweiligen Geschäfte gehen und die Bons z.B. - wie bereits in Österreich - per App prüfen.
Neues Kassensystem oder doch aufrüsten?
Bei der Frage, das alte Kassensystem aufzurüsten oder ein neues zu beschaffen, gibt es unterschiedliche Richtlinien. Eines vereint alle: die Kasse muss aufrüstbar sein und eine Schnittstelle für eine zertifizierte TSE bieten. Entspricht das Kassensystem nicht den Anforderungen des Finanzamtes von 2010, muss mit Beginn des kommenden Jahres eine neue Kasse angeschafft und in Betrieb genommen werden. Sollten diese Anforderungen jedoch zutreffen, gibt es für Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010 angeschafft worden sind, noch eine verlängerte Frist bis 2023, alle anderen müssen bis Januar umgerüstet werden. Aber: Laut aktuellsten Beschlüssen im Rahmen der KassenSichV gilt eine Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30. September 2020. Davon ausgeschlossen ist allerdings die Belegausgabepflicht nach§146a der Abgabenordnung. Daher muss die KassenSichV schon jetzt sehr ernst genommen und entsprechende Vorbereitungsmaßnahmen getätigt werden, denn das Gesetz betrifft mehrere Millionen Kassen.
Es bleiben noch viele Diskussionen und Unklarheiten um die neue Gesetzesregelung. Aufgrund hoher Umrüstungskosten für Friseure, steht vor allem die cloudbasierte Umsetzung und Anbindung der TSE im Vordergrund. Zwar wird die KassenSichV dazu beitragen, Umsatzsteuerbetrug zu minimieren, jedoch müssen hier noch große bürokratische und organisatorische Herausforderungen überwunden werden. Für Friseure bedeutet das, sich bereits jetzt auf die neue Rechtsprechung einzustellen und sich auf die Neuerungen im Zahlungsverkehr 2020 vorzubereiten.
Über Tim Seithe
Tim ist CEO von Tillhub, der All-in-one-Kassenlösung für iPads. Als Mitgründer startete er das Berliner FinTech-Unternehmen im November 2015 zusammen mit seinem Vater Frank Seithe und Oliver Mickler. Die Vision dabei: dem stationären Einzelhandel den Weg in die digitale Zukunft weisen. Bereits während seines Medizinstudiums ging er als erfolgreicher Entrepreneur voran und rief sein erstes Startup viomedo, einen Online-Marktplatz für klinische Studien, ins Leben.
Über Tillhub
Tillhub (www.tillhub.de) ist eine All-in-One-iPad-Kassenlösung für Dienstleister und Einzelhändler. Das Kassensystem ermöglicht es via App, Mitarbeiter und Kunden zu organisieren, den Verkauf in Echtzeit zu analysieren und Berichte für das Finanzamt zu erstellen. Die skalierbare Cloudlösung verbindet die klassische Kassenfunktion mit digitaler Buchhaltung, intelligenter Warenwirtschaft und E-Commerce-Anbindung. Abhängig von den individuellen Bedürfnissen, wie einer DATEV-Schnittstelle, Kunden- sowie Gutscheinmanagement und Warenwirtschaft, erzielt Tillhub Einnahmen durch flexible, monatliche Festpreise.
Zu den Hauptinvestoren zählen u.a. das Bankenunternehmen U.S. Bancorp, Müller Medien sowie die Commerzbank. Geleitet wird das 2015 gestartete Berliner Unternehmen von den Gründern Tim Seithe (CEO), Frank Seithe (CPO) und Oliver Mickler (COO).
