Die meisten Kassenhersteller setzen auf eine Hardware-TSE, die ihr mittels eines USB-Sticks an eure Kasse oder euren Bon-Drucker anschließen könnt. Bis vor kurzem war der Stand, dass es keine zertifizierte, cloudbasierte Online-TSE-Lösung geben würde. Das hat sich zum Glück vor einigen endlich geändert und es gibt jetzt auch offizielle Standardvorgaben vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnologie (BSI), das für die technische Umsetzung der Kassensicherungsverordnung verantwortlich ist.
Der Hauptgrund sich für eine cloudbasierte Salonsoftware zu entscheiden liegt natürlich mit daran, dass ehrgeizige und moderne Salons sich nicht von Hardware einschränken lassen wollen, die erneuert und gewartet werden muss. Außerdem stipulieren die Vorgaben der KassensichV, dass TSE-Lösungen ‘nah’ an der Kassen angebracht werden müssen. Im Falle einer Hardware-TSE bedeutet das räumliche Nähe. Im Falle der Cloud, sollte die TSE also im Backend sitzen.
- Mobilität und Flexibilität
Friseure, die sich für eine cloudbasierte Softwarelösung entscheiden, wollen mobil, flexibel und modern arbeiten. Salons werden immer digitalisierter. Kunden buchen Termine Online, Mitarbeiter machen Inventur mobil und kassieren kontaktlos via Mitarbeiter-App oder einem iPad. Dieser moderne und smarte Kassiervorgang, der gerade in Corona-Zeiten Sinn macht, weil er Berührungspunkte verringert, ist mit einer Hardware TSE kaum möglich.
Wer beispielsweise eine iPad-Kasse nutzt, sollte sich dringend bei seinem Kassenanbieter nach einer Online-TSE erkundigen.
- Keine Investition in Hardware
Hardware-Lösungen kommen immer mit einer gewissen Investition. Selbstverständlich ist auch eine Cloud-Lösung nicht umsonst und auch nicht unbedingt günstiger. Allerdings hat jede zertifizierte Hardware-TSE ein Verfallsdatum, nach welchem eine neue TSE gekauft werden muss. Je nach Modell muss eine Hardware-TSE alle 30 oder 60 Monate durch ein neues Modell ersetzt werden. Eine Hardware upzudaten ist sehr viel aufwendiger als bei eine Software.
Hinweis: Es gibt bisher keine zertifizierte Hardware-TSE, die sich vernünftig mit Mac-Geräten verbinden lässt. Bei einem iPad ist die Anbindung bisher unmöglich. Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, sollte man sich gezielt informieren. Nicht, dass ihr im letzten Moment noch neue Computer kaufen müsst.
- Sichere Speicherung und Verwahrung der Daten
Phorest wird eine cloudbasierte TSE Lösung auch in Kombination mit einem revisionssicheren Online Archiv anbieten. Was bedeutet das? Alle relevanten Kassendaten werden von der TSE mit einer Signatur versehen und gespeichert. Diese Daten müssen 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden und abrufbar sein. Eine Hardware TSE speichert diese Daten zunächst lokal. Aus schmerzhafter Erfahrung, weiß jeder Unternehmer, dass Hardware nicht immer zuverlässig ist. Man erinnere sich an den blauen Bildschirm des Todes bei Windows - was sich witzig anhört, ist aber schwarzer Humor und beruht auf schmerzhaften und kostspieligen Erinnerungen. MIssgeschicke passieren, Hardware gibt auf und manchmal gehen Daten verloren. Wie das Finanzamt solche Fälle bei einer Prüfung behandeln wird, ist bisher nicht absehbar, aber wie auch schon bei der DSGVO oder GoBD wird empfohlen die Daten so sicher wie möglich aufzubewahren. Bei einer Cloud-TSE ist das leicht anzubieten und kann vom gleichen Anbieter verwaltet werden. Alle Daten, die von der TSE erfasst werden, werden direkt in ein revisionssicheres Online-Archiv übertragen, dort verwaltet und gespeichert. Für diese Sicherheit der Daten ist von da ab der Anbieter verantwortlich. Sollte hier ein Fehler passieren oder ein Unglück geschehen, kann kein Finanzamt das als Manipulationsversuch werten. Es gibt hierfür verschiedene Anbieter, die die Speicherung unabhängig von der TSE übernehmen. Man sollte sich aber erkundigen wie aufwendig die Datenübertragung ist und ob sich der Aufwand lohnt.
So löst Phorest die KassenSichV 2020
Wie ihr es euch schon denken könnt, haben wir bei Phorest uns für eine cloudbasierte TSE-Lösung entschieden und einen erfahrenen Partner gefunden, der das geschickt umsetzt. Phorest wird ein kostenloses Update installieren, um eine zertifizierte, cloudbasierte TSE-Lösung anzusteuern – ganz ohne Hardware, teures Update oder zeitaufwendige Installation. Das Kassensystem der Phorest Salonsoftware sendet so sämtliche relevanten Daten, wie Zahlungen, Stornierungen, Rechnungen, etc., direkt an diese Online-TSE. Dort werden sie mit Daten zu Zeit und Datum sowie einer Seriennummer ergänzt und mit einem digitalen Schlüssel signiert.
Zu kompliziert? Kein Problem. Ruft uns einfach an oder schickt uns eine E-Mail. Wir beraten Euch gerne dazu. Hier klicken für mehr Infos.
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