Immer mehr Unternehmer haben Probleme mit dem Finanzamt, weil die Kassenbuchführung in den meisten Betrieben nicht ernst genug genommen wird. Vielfach ist Unwissenheit die Ursache, die aber nicht (vor der dann folgenden und meist sehr teuren) Strafe schützt. Die Meinung: „Mein Steuerberater regelt das schon“ ist ein großer Irrglaube. Der Steuerberater ist lediglich dazu da um Umsätze zu erfassen und zu verbuchen. Für die Richtigkeit sind SIE verantwortlich und haftbar.
Es gibt gesetzliche Regelungen, die zur Erfassung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle zwingend notwendig sind. Hierfür ist allein der Unternehmer verantwortlich! Wird diesen Bestimmungen seitens des Unternehmers nicht nachgekommen, führt das zur „Schätzung“ - die Ergebnisse sprechen hier eine mehr als deutliche Sprache: über 90 % der Prüfungen führen zu, mitunter existenzbedrohenden, Steuernachzahlungen die teilweise über einen Zeitraum von zehn Jahren zurückreichen können. Zusätzlich werden oft teure Steuerstraftat-, oder Ordnungswidrigkeitsverfahren eingeleitet. Die Folge sind weitere zusätzliche finanzielle Belastungen in Form von hohen Strafgeldern.
Seit 1.1.2015 gelten strengere Buchführungsregeln für alle Unternehmen.
Die bisherigen Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind durch das Bundesministerium für Finanzen deutlich verschärft und mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) spezifiziert und erweitert worden.
Das stellt die betroffenen Unternehmen vor Herausforderungen.
Die wichtigsten Neuerungen:
- Verbuchung der Geschäftsvorfälle nur mit Namen des Vertragspartners
Nur in Sonderfällen (z.B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung) darf auch künftig bei Barentnahmen auf den Namen des Vertragspartners verzichtet werden. - Dokumentation der Löschung/Änderung von Buchhaltungsaufzeichnungen
Es muss sichergestellt sein, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der Veränderungen gem. § 146 Abs. 4 AO gewährleistet ist. Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren. Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu konkretisieren (z.B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Belegen. - Keine Buchung ohne Beleg
Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird erstmals von der Finanzverwaltung verschärft: unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu protollieren. - Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers
Hier ist vom Unternehmer anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte Daten Verarbeitungs-System tatsächlich den dokumentierten Anforderungen entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt auch dann, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert hat. - Datensicherheit
Der Unternehmer muss nachweisen, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat. - Aufbewahrung der elektronischen Daten
Die, nach den GoB erforderlichen Daten, können nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können.
Handels- und Geschäftsbriefe sind in Papierform aufzubewahren, wenn die elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist. - Datenzugriff des Finanzamts
Wie die Daten für die Ausübung des sog. Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt und steht ausdrücklich gänzlich im freien Ermessen des Finanzamts. Bei unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands und des Daten Verarbeitung-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten, d.h. der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt – versehentlich – keine Daten verändern kann. - Zertifikat und Testat von Kassen- Datenverarbeitungs Systemen
Die Finanzbehörde wird künftig nicht mehr bescheinigen, ob das vom Unternehmer eingesetzte System den Anforderungen der GoBD entspricht; von einer (möglichen) Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer also erst bei einer Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich, gegenüber dem Finanzamt, nicht auf ein ihm erteiltes Zertifikat oder Testat von Dritten (z.B. vom Verkäufer der Software oder dessen Wirtschaftsprüfer) berufen.
Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt die alleinige Verantwortung.
Achtung:
seit 2011 sind Sie verpflichtet, Ihr bestehendes Kassensystem technisch so aufzurüsten, damit die seit 2001 geltenden Anforderungen erfüllt werden.
ab 01.01.2017 (Schreiben des Bundesministeriums vom 26.11.2011)
Alle Einzeldaten sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen den Vorschriften (GDPdU) entsprechen. Wenn das Kassensystem dies nicht gewährleisten kann, so ist es auszutauschen.
ab sofort: Bei der Neuanschaffung eines Kassensystems sind die ab 2017 geltenden Anforderungen bereits heute zu berücksichtigen. Dies gilt auch dann, wenn Sie ein gebrauchtes Kassensystem erwerben möchten
