Sie arbeiten, kassieren, zeichnen Ihre Einnahmen und Ausgaben auf und geben diese an den Steuerberater. Das aber reicht nicht um Strafgeldern oder gar die Verwerfung Ihrer Buchführung zu vermeiden!
Vorschriften:
Registrierkassen müssen den
a) „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ und
b) den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ entsprechen. Hier gelten die gleichen Vorschriften wie bei PC Kassensystemen.
Sie wissen das nicht?
Vorsicht ist geboten! SIE sind verantwortlich! Kontaktieren Sie den Hersteller Ihrer Kasse und lassen Sie sich die Ordnungsmäßigkeit schriftlich bescheinigen!
Registrierkassen, die den vorgenannten Anforderungen nicht vollständig genügen, dürfen mit Auflagen für eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 grundsätzlich weiterbetrieben werden.
ACHTUNG:
Bei technisch aufrüstbaren Geräten verlangen die Finanzbehörden SOFORTIGE Softwareanpassungen und Modifizierungen, wenn sich damit die neuen Vorgaben bereits während der Übergangsfrist erfüllen lassen! SIE sind in der Pflicht!
Wenn diese Vorgaben von älteren Registrierkassen nicht erfüllt werden können, ist das für die Finanzbehörden ein willkommener Grund für die Verwerfung der Buchhaltung und eine umfangreiche Schätzung der Umsätze.
Aufbewahrungspflichten:
Elektronisch erfasste Kassen und Buchhaltungsdaten müssen nicht nur als Papierausdruck aufbewahrt werden, sondern ein direkter Zugriff auf die elektronischen Daten muss ebenfalls gewährt sein und zwar 10 Jahre lang.
Finanzbehörden dürfen „Verzögerungsgelder“ zwischen 2.500,00 € und 25.000,00 € schon dann verhängen, wenn der geforderte Datenzugriff nicht oder nicht unverzüglich gewährleistet ist!
Anforderungen:
Am Tagesende muss zwingend ein Ausdruck des Gesamtkassenstreifens und der Tagesabschluss (Z-Bon) erfolgen.
Dieser Z-Bon hat zwingend folgende Angaben zu enthalten: *1)
- Name des Unternehmens
- Datum sowie Uhrzeit des Ausdrucks
- Bruttotageseinnahmen getrennt nach Steuersätzen
- eine fortlaufende automatische Nummerierung
- Aufzeichnung aller Stornierungen
- Löschhinweise des Tagesspeichers
Neben der Aufbewahrung der Gesamt-Kassenstreifen des Z-Bons müssen sämtliche Unterlagen zum Kassensystem, dazu gehören auch Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Einrichtungsprotokolle sowie Änderungsprotokolle mit Ausdruck des Standes vor und Ausdruck des Standes nach Änderung dokumentiert werden.
*1) lt der uns erteilten Auskunft ab 01.01.2016
Derzeit gilt noch eine Übergangsfrist, empfohlen wird trotzdem die vorgenannte Vorschrift zu beachten.
Achtung:
seit 2011 sind Sie verpflichtet, Ihr bestehendes Kassensystem technisch so aufzurüsten, damit die seit 2001 geltenden Anforderungen erfüllt werden.
ab 01.01.2017 (Schreiben des Bundesministeriums vom 26.11.2011)
Alle Einzeldaten sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen den Vorschriften (GDPdU) entsprechen. Wenn das Kassensystem dies nicht gewährleisten kann, so ist es auszutauschen.
ab sofort: Bei der Neuanschaffung eines Kassensystems sind die ab 2017 geltenden Anforderungen bereits heute zu berücksichtigen. Dies gilt auch dann, wenn Sie ein gebrauchtes Kassensystem erwerben möchten
Soweit die Gesetzeslage 2015
