2013

Branchensoftware für das Friseurhandwerk

Mindestens einmal jährlich befassen wir uns näher mit diesem Thema und stellen Ihnen Neu-, und Weiterentwicklungen vor. Völlig neue Programme sind in den letzten Monaten keine auf den Markt gekommen und wirklich gravierende Veränderungen hat es auch keine gegeben. Das ist durchaus positiv zu sehen: die Branchenlösungen sind in der Regel ausgereift und werden nur noch im Detail verbessert. Ab und zu kommen neue Funktionen hinzu, diese stellen wir hier Werte frei vor.

Eine aktuelle Meldung haben wir in letzter Minute hereinbekommen:
COMCASH wird während der TOP HAIR Trend & Fashion Days in der Version Version 4.0 vorgestellt. Vor dem Hintergrund, dass COMCASH 1992 das erste Kassen-Programm in der Friseurbranche unter Windows war, sollen auch hier wieder neue Maßstäbe gesetzt werden.

Ein zeitgemäßes Design mit reduzierter, eindeutiger Symbolik verschafft mehr Übersichtlichkeit, die Farben können vom Anwender selbst gewählt werden. Trotz dem völlig neuen Erscheinungsbild bleibt die bewährte Programmstruktur unverändert. Auch der Aufbau und die Funktionalität des Kassenbild bleiben wie gehabt, sodass sich kein Anwender umstellen muss und wie gewohnt weiterarbeiten kann.

Diese Übersicht soll keineswegs ein Ranking oder eine Kaufempfehlung sein! Natürlich plädieren wir für die Anschaffung eines Salon PC! Nur so sind Sie künftig bei Betriebsprüfungen oder Kontrollen der Umsatzsteuer Sofortkontrolle und Finanzkontrolle Schwarzarbeit auf der sicheren Seite! Sie dürfen es glauben: diese Prüfungen werden rasant zunehmen!

Oft bekommen wir Anfragen, welche Software wir eigentlich empfehlen würden, die Antwort lautet: legen Sie sich ein „Pflichtenheft“ an, bedeutet: listen Sie auf, was ihre Software alles können soll. Welche Funktionen benötigen Sie? Brauchen Sie eine Zeiterfassung? Statistiken und Auswertungen? Welcher Art, und wie sollen diese aussehen? Bis hin zu der Frage, welchen Betrag Sie investieren möchten.

Fakt ist: die Programme ähneln sich in den Grundfunktionen. Kasse, Lagerverwaltung, Kundenkartei sind immer enthalten und ausgereift. Genau wie bei einem Autokauf müssen Sie wissen, was Sie genau wollen. Erst dann können Sie entscheiden, ob es ein Geländewagen, Kombi, ein Kleinwagen oder eine Reiselimousine sein soll.

Nachfolgend also die Übersicht, einiger interessanter mehr oder weniger neuer Funktionen. Was Ihnen gefällt oder was Sie für sinnvoll erachten, das entscheiden Sie selber.

Weitere Details erfahren sie auch unter www.friseur-news.de in der Rubrik Friseurmarkt / Branchensoftware.  

MARKTÜBERSICHT

Zur Erklärung:
In dieser Übersicht haben wir nachfolgende Daten / Funktionen / Leistungsmerkmale für Sie erfragt:

Modul- oder Komplettsystem
Modulsysteme: ein Grundmodul mit den wichtigsten Funktionen, Erweiterungen können bei Bedarf käuflich erworben werden. Komplettsystem: hier ist alles direkt enthalten.
Preis: angegeben ist der Preis inklusive MwSt.
Leasing möglich? Neben dem Kauf gibt es die Möglichkeit zu leasen oder zu mieten.

Leistungsmerkmal Verwaltung
Filialtauglich Die Frage nach der Filialtauglichkeit ist für Unternehmen mit mehreren Salons / Filialisten interessant. Aber auch wenn sie planen, irgendwann weiter zu expandieren, sollten Sie diesen Punkt ins Auge fassen.

Online Daten-Zugriff Müssen Sie jedes Mal ins Geschäft, wenn Sie auf Salondaten zugreifen möchten oder Daten brauchen? Der Zugriff aus der Ferne mittels Internet ist inzwischen in vielen Softwarelösungen möglich.

Mobiler Datenzugriff Der nächste Schritt in puncto Komfort: Hier brauchen Sie keinen festen Internetzugang mehr, sondern können sich mittels Smartphone oder Tablet PC mit ihrem Salon PC verbinden und dort Daten abfragen oder modifizieren.

Aktuelle Rentabilitätsanzeige Friseure stehen mit Zahlen öfters auf Kriegsfuß. Übersicht über die wirtschaftliche Entwicklung zu behalten ist aber wichtiger denn je. Einige Programme bieten (nach vorheriger Eingabe der Grund- und Plandaten) eine jederzeit aktualisierte Übersicht über die wirtschaftliche Entwicklung. Die Rentabilität und Abweichungen sind visuell sofort ersichtlich, ebenso eine Prognose auf Grundlage der bisherigen Daten. So sieht der Unternehmer auf einen Blick, wohin der Salon wirtschaftlich steuert.

Leistungsmerkmale Finanzamt  

Zertifizierung Steuererklärungen müssen bereits über das Internet abgeben werden. Bald wird die Forderung kommen, dass Belege digital zur Verfügung gestellt werden müssen, weil die Betriebsprüfer dann schneller und effektiver prüfen können. Somit ist es für jeden Klein- und Mittelstandsunternehmer ein MUSS, sich jetzt schon damit zu beschäftigen und vorzusorgen, dass seine Buchhaltung betriebsprüfungssicher ist. Demnach muss ein im Rechnungswesen eingesetztes Kassenprogramm den GoB (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) entsprechen.

Hierzu gehört insbesondere die Sicherstellung, dass eine Unveränderbarkeit der archivierten Daten gewährleistet ist. Einige Hersteller von Branchensoftware haben die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit ihrer Softwareprodukte von einem Wirtschaftsprüfer prüfen und in Form eines "Softwarezertifikat") bestätigen lassen. Dieses Zertifikat gilt allerdings immer nur für die geprüfte Version der Software, kann also nach einem größeren Update schon wieder ungültig sein.

GDPdU Modul (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) bezeichnet eine Technik zur Datenübertragung.

IDEA heißt das Softwareprogramm der Finanzbehörden, Prüfer und Fahnder zum Analysieren von großen Datenmengen. So lassen sich Analysen und Prüfungen verschiedenster Art durchführen.

Hier haben die Finanzbehörden einen Standard vorgegeben: demnach müssen alle Daten des Kassensystems im Detail und unveränderbar gespeichert und 10 Jahre archiviert werden, damit ein Betriebsprüfer die Daten direkt aus der Kasse auslesen und mit seiner IDEA-Prüf-Software prüfen kann.

Erfüllt ein Kassensystem diese Anforderungen nicht, können die Steuerprüfer auf Schätzungen und eigene Erfahrungswerte zurückgreifen. Das ist oft mit unangenehmen und unkalkulierbaren Folgen für die Unternehmen verbunden.

Gefährlich ist: die wenigsten werden von ihrem Steuerberater darauf hingewiesen. Wenn dann irgendwann die Steuerprüfung vor der Tür steht ist es meist zu spät.

Datev Export Datev tauglich sind heute viele, aber noch nicht alle Programme. Diese Funktion ermöglicht, dass Ihre Salon / Kassendaten in elektronischer Form an den Steuerberater übermittelt werden können. Dieser braucht dann Belege nicht mehr manuell eintippen. Das spart Kosten für den Steuerberater.

Leistungsmerkmal Marketing

Automatische Terminerinnerung per SMS - Automatische Terminerinnerung per Mail Wir kennen das: wieder einmal ist eine Kundin nicht zum vereinbarten Termin erschienen, die Friseurin steht herum, der Termin kann nicht neu besetzt werden. Das kostet Geld und nicht gerade wenig. Pro Woche drei nicht abgesagte Termine summieren sich im Laufe eines Jahres auf 150 Ausfälle, bei durchschnittlich 30,- € Umsatz beläuft sich der Schaden auf immerhin 4500,- €

Der Kundin den nicht abgesagten Termin in Rechnung stellen mag juristisch durchführbar sein und Geld in die Kasse bringen, gewonnen hat man trotzdem nichts. Die verärgerte Kundin wird nicht wiederkommen.

Aber man kann vorbeugen: die automatische Terminerinnerung, bereits bei der Vereinbarung des Termins oder bei der Erfassung des Tagesplans, kann diese Funktion aktivieren. Die Kundin erhält dann, ganz nach Wunsch 30- 60- oder 90 Minuten vor ihrem eigentlichen Termin eine Erinnerung per SMS oder E-Mail.

Ob Sie lieber die Funktion für SMS oder Mail wählen, hängt auch von der Altersstruktur ihrer Kunden ab. Jüngere Altersgruppen haben zumeist ein Smartphone und PC, bedeutet: sind über Mail erreichbar. Ein Handy (SMS) hingegen haben heut zu Tage die meisten. Natürlich fallen beim Versand von SMS Kosten an, aber diese sind, im Vergleich zum erwartenden Umsatzausfall, relativ gering.

Angebote per SMS - Angebote per Mail Gerade noch war der Tagesplan gut gefüllt, drei telefonische Absagen hintereinander reißen plötzlich Lücken in den Tagesablauf. Das bedeutet Leerlauf und unproduktive Arbeitszeit.

Wer sich nicht auf Zufälle verlassen will und darauf hofft, das jetzt gerade Kunden den verlorenen Umsatz ausgleichen, muss und kann selber aktiv werden. „Happy Hour von bis“ oder „heute in der Zeit von bis Termine frei – 20%“ Solche schnelle Werbebotschaften per SMS oder Mail an eine beliebige Anzahl von Kunden verschickt, laden ein und locken spontan Kunden zum Friseurbesuch.

Natürlich kann man auch bestehende Kundengruppen selektieren, zu Aktionen einladen oder ganz einfach auch einmal Neujahrs- oder Geburtstagsgrüße versenden.

Leistungsmerkmal Terminverwaltung

Terminplaner In den meisten Salons dürfte die Terminierung der Kunden noch mit dem altbewährten „Anmeldebuch“ erfolgen. Optisch ansprechend oder dem Begriff der Modernität folgend ist das nicht immer. Die saubere Termindarstellung auf dem Bildschirm, ohne unleserliche Krakeleien und Radierungen, sowie es einige Branchenlösungen anbieten macht einen deutlich ansprechenderen Eindruck.

Termine Online Das, was Fluggesellschaften, Hotels oder Autoverleiher schon lange bieten, ist auch in der Friseurbranche realisierbar. Online buchen entspricht den Kundenwünschen nach Flexibilität. Nicht wenige Branchen verzeichnen gerade hier enorme Zuwachsraten. Friseurdienstleistungen passen allerdings nicht immer in ein starres Zeitraster. Hier ist ein besonderes Know How der Entwickler und Anbieter von Nöten. Diese scheinen derzeit so in ihre Arbeit vertieft, dass es uns kaum möglich war, hier Antworten auf unsere Fragen zu bekommen.

Zudem haben wir festgestellt, dass es an dieser Stelle deutliche Pro und Contra Stimmen gibt. Dieses Thema werden wir zum Herbst vertiefen und dann Friseure, Anbieter und Kunden zu Wort kommen lassen. An dieser Stelle also erst der Überblick, in welchen Branchenlösungen eine online Terminierung enthalten ist.

Leistungsmerkmale Web

Anbindung Salon-Website Eine Homepage für den Salon ist heute ebenso wichtig, wie ein gut aussehendes Schaufenster. Das bestätigen inzwischen viele erfolgreiche Friseure. Eine eigene Webseite zu erstellen, bedeutet aber gleichzeitig Kosten und Investition. Eine weitere, kostengünstige Möglichkeit, findet sich im Angebot von Branchenlösungen.

Die grundsätzlichen Salondaten müssen ohnehin in ein Kassenprogramm eingegeben werden. So bieten die ersten Unternehmen gleichzeitig eine grafische Umsetzung in Form einer Webseite an. Öffnungszeiten, Name der Mitarbeiter, Logo und einige Bilder müssen eingefügt werden, fertig ist die eigene Salonhomepage.

Anbindung soziale Netzwerke
Ebenso wie die Anbindung einer Internetseite ist inzwischen das Posten in soziale Netzwerke direkt aus dem Kassenprogramm heraus möglich. Eine Kurzmeldung in Facebook „heute auf alle Colorationen 20%“ kann ohne weiteres zu einem Besuch animieren. Ob Sie das mögen oder nutzen wollen entscheiden Sie. Das, was Großfirmen hier vorleben, kann aber so verkehrt nicht sein.

Salon und Mitarbeiterbewertung Nehmen Sie Bewertungsportalen wie Yelp, Qype, Ciao und anderen den Wind aus den Segeln! Dort haben Sie keine Kontrolle über die Kommentare der Kunden. Ein Bewertungstool auf der eigenen Homepage bietet Chancen.

Hier können Kunden eine erfolgte Behandlung bewerten und Meinungen zum Unternehmen abgeben. In den USA ist so etwas (nicht nur) bei Friseuren sehr verbreitet. Macht natürlich nur Sinn, wenn der Salon einem strengen Qualitätsmanagement unterliegt und man mit Top Leitungen werben kann.

Leistungsmerkmale Personal

Minutengenaue Zeiterfassung Arbeitszeitkonten, sprich Gleitzeitkonten, sind inzwischen in Arbeitsverträgen keine Seltenheit mehr und auch tariflich abgesichert. So können bei großer Leerlaufzeit Mitarbeiter in die Freizeit geschickt werden, und stehen dem Unternehmen bei stärkerer Auslastung vermehrt zur Verfügung. Das bedeutet eine Optimierung der personellen Reccourcen und Kostenentlastung für das Unternehmen. Ein dokumentieren der Frei- und Arbeitsstunden ist hierbei zwingend notwendig. Dazu dient diese Funktion. Sie ist vergleichbar mit der früheren Stechuhr oder den heutigen Chip Personalkarten in Großbetrieben.

Ein weiterer Vorteil: der Unternehmer kann jederzeit eine genaue Auflistung der Pausen und Arbeitszeiten gewährleisten. Dieses ist ein häufiges Streitthema bei Prozessen vor dem Arbeitsgericht.

Umsatztacho Gute Mitarbeiter zu finden, zu halten und motivieren ist eine der großen Herausforderung. Gute und faire Bezahlung gehört dazu. Dabei ist es unerlässlich, nicht einfach nur Geld für gute Löhne auszugeben, sondern auch darauf zu achten, dass der notwendige Umsatz hierzu von dem Mitarbeiter erwirtschaftet wird.

Keine Frage, Umsatzdruck ist kontraproduktiv - gemeinsame Kontrolle und Zielgespräche hingegen sind notwendig. Bedeutet: der Mitarbeiter selber sollte wissen, welchen Umsatz er im Monat einbringen muss, um seinen Lohn zu rechtfertigen. Dieses sollte er möglichst auch selber nachverfolgen können. Eine, für die Mitarbeiter sichtbare visuelle Umsatzanzeige des Kassenprogramms, kann hierzu eine große Hilfe sein, zeigt sie doch jederzeit den aktuell erreichten Stand. Wenn dem Mitarbeiter noch 20 € oder 30 € zum Ziel fehlen, kann das durchaus auch motivierend sein, denn bei roten Zahlen ist eine Gehaltssteigerung nicht möglich.

Neu/Stammkunden Kontrolle Viel Geld wird ausgegeben, um Neukunden in die Salons zu locken. Nachdem der erste Besuch erfolgte, ist es Ziel und anspruchsvolle Aufgabe, daraus Stammkunden zu machen. Neukunden an den Salon und die Mitarbeiter zu binden, ob das gelingt stellt sich meist erst nach 4-5 Besuchen heraus. Den Verbleib der Neukunden zu verfolgen, insbesondere auch selektiert nach einzelnen Mitarbeitern, hilft frühzeitig Schwachstellen zu erkennen und zu beheben.

Über die in der Tabelle genannten Anbieter hinaus gibt es weitere Branchenlösungen für das Friseurhandwerk. Aus Platzgründen können wir nicht alle in der Tabelle erfassen, möchten diese aber nicht unerwähnt lassen und listen hier für Sie die Kontaktdaten auf.

Weitere Anbieter und Ihre Programme: