Die Vereinbarung zu einem Termin ist einer der kniffligsten Zuständigkeitsbereiche der Empfangsdame. Es wird ein gewisses Gespür für die Wünsche des Kunden benötigt, sowie eine Beachtung für die Interessen des Betriebes und der Angestellten. Nur damit kann es zu einer Übereinstimmung kommen.
Kundenvorteile :
● Keine/wenige Wartezeiten
● „Dauertermine“ sollten vereinbar sein
● Bedienung in der Mittagspause (geeignet z.B. für Berufstätige)
Salonvorteile :
● Ebenmäßige Auslastung aller Mitarbeiten ist machbar
● Leerlaufzeiten können abgemindert werden
● Gezielte Beratung (dadurch z.B. mehr Kunden, Verkäufe, Zusatzdienstleistungen)
System der Terminvereinbarung:
Strategie der Empfangsdame: Die Terminblätter werden mind. 10 Wochen vorweg navigiert. (Rücksichtnahme auf Feiertage, Urlaubszeiten, Krankmeldungen -- sie werden ausgetragen !) Dauerterminkunden können angesprochen und dann eventuell umgebucht werden. (Wichtig ! Wöchentliche Kunden melden sich nicht an, sondern nur ab!) Geschrieben wird nur mit Bleistift, da dieser Eintrag (z.B. bei Terminänderungen) geändert werden kann.
Zeitplanung für die Behandlungsart:
Diese Zeitwerte, sind nur ungefähre Anhaltspunkte, denn sie können, je nach Kapazität und Qualifikation des Angestellten variieren. Bei Unsicherheiten/Engpässen den jeweiligen Angestellten befragen.
● Beratung : 15 min.
● Schneiden/Finish: kurz = 45 min. | lang = 60 min.
● Föhnen/Waschen: 30 min.
● Farbe/Pflege: 60 min. | Tönung: 30 min. | Strähnen: kurz = 45 min / lang = 60 min.
● Herren, komplett : 30 min.
● Dauerwelle; kurz = 90 min. / lang = 120 min.
● Volumenwelle = 60 min.
alle Zeiten inkl. der Einwirkzeit!!!
● Wichtig! Bei Teilbehandlungen verringert sich die Behandlungszeit!
Wenn ein Mitarbeiter sehr stark ausgebucht ist, dann werden die Zusatz-Arbeitsleistungen von einem Assistenten ausgeführt und Schnitt/Finish bei dem erwünschten Mitarbeiter gebucht. Darüber muß aber der Kunde informiert sein.
Kundenzuordnung:
Die Kunden sind durch die Terminvereinbarung am Besten so beizuordnen, dass:
● Alle Angestellten + Arbeitsstunden gleichförmig ausgelastet sind.
● Die Kunden werden jeweils zum richtigen Mitarbeiter eingetragen (am Kundentyp orientierend!)
Arbeitsstunden und Tage, die schwächer beliebt sind ,müssen dem Kunden „verkauft“ werden. Somit sollte die Terminvereinbarung sich nicht nur rein an den Wünschen des Kunden orientieren, sondern auch die Auslastung der Friseurin garantieren. Häufige Leerlaufzeiten sind: Wochenanfang, frühe Morgenstunden oder die Mittagszeiten. Die Mitarbeiterpausen sollten sich daran orientieren.
Redebeispiele:
● Wenn sie direkt morgens um … Uhr kommen, dann liegt der ganze Tag noch vor ihnen.
● Um … Uhr können sie direkt bedient werden, da es noch keine Zeitverschiebungen gibt.
● Um .. Uhr ist die Atmosphäre sehr entspannt.
● Am Anfang der Woche ist es ruhiger, Wir können uns dann viel mehr Zeit für sie nehmen.
● Um die Mittagszeit ist es besonders wohltuend bei uns, denn es ist viel ruhiger.
Diese Redebeispiele können nur benutz werden, wenn der Kunde keinen bestimmten/nur einen ungefähren Terminwunsch sagt.
Kundenzuordnung zur menschlich passenden Friseurin:
Alle Kunden sollten möglichst Stammkunden werden! Somit darf nicht nur die fachliche Arbeit passen, sondern auch der Mitarbeiter muss ansprechend sein! Eine objektiv gute Leistung kann vom Kunden schwieriger bewertet werden, wenn er den Mitarbeiter – aus welchem Anlass auch immer- nicht annimmt. Somit ist die Aufgabe der Empfangsdame , durch Menschenkenntnis und Erfahrung, den am besten zutreffenden Mitarbeiter für den jeweiligen Kunden ausfindig zu machen. Sie muss wissen, wo die speziellen Talente eines jeden Mitarbeiters sind. Wenn die Zusammenstellung dann doch vielleicht nicht passt,
sollte –falls möglich- spontan gewechselt werden.
● Wichtig! Alle Termingespräche mit Kunden an die Empfangsdame weiterleiten!
