Seit dem 01. Januar 2018 ist ein neues Gesetz in Kraft. Der sogenannte Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wird vom Finanzamt eingeführt. Teil dieses Gesetzes ist die sogenannte Kassennachschau. Doch was ist die Kassennachschau genau und was ändert sich ab 2018 für Betreiber von Salons oder Studios?
Eingeführt für die Beauty-Branche
Die Kassennachschau wird speziell für das Dienstleistungsgewerbe und damit auch für die darunter fallende Beauty-Branche eingeführt. Innerhalb dieser Branche werden nach wie vor hohe Summen an Bargeld ausgetauscht. Systeme für digitale Zahlung gelten zugleich als nicht sehr ausgereift und zu wenig verbreitet. Aus Sicht des Finanzamtes bergen diese Unternehmen daher ein besonderes Risiko für nicht versteuerte Löhne (Schwarzarbeit), nicht versteuerte Einkünfte des Inhabers und manipulierbare Kassen.
Anders als die Betriebsprüfung…
…kann die Kassennachschau des Finanzamts jederzeit und unangekündigt im laufenden Betrieb durchgeführt werden. Die Kassennachschau dient dazu, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu überprüfen und sicherzustellen. Der Unternehmer hat bei der Kassennachschau die Pflicht, dem Prüfer Zugriff auf Kassenaufzeichnungen und Bücher zu gewähren. Der Finanzbeamte muss sich für den Zugriff auf diese Daten laut Gesetz ausweisen, für Testkäufe und Mitarbeitergespräche gilt diese Ausweispflicht wiederum nicht.
Das wird geprüft
Seit 2016 besteht bereits die Pflicht, einen täglichen Kassensturz inklusive Z-Bon auszustellen, um die Kassenbestände an jedem einzelnen Tag im Jahr nachvollziehen zu können. Bei der Kassennachschau prüft ein Mitarbeiter des Finanzamts vor Ort, ob der tägliche Kassensturz ordnungsgemäß durchgeführt wird und ob Einkünfte sowie Ausgaben korrekt abgerechnet werden. Außerdem darf die Kassensoftware keineswegs manipulierbar sein. Excel-Listen oder Access-Dateien gelten nicht als sicher. Die nötigen Daten müssen dem Prüfer nach den Voraussetzungen von §146a nach Abgabenordnung zur Verfügung gestellt werden, ansonsten drohen Verzögerungsgelder, die bis zu 25.000€ Strafe mit sich ziehen. Das Verzögerungsgeld lässt sich durch eine digitale Schnittstelle, wie zum Beispiel die GDPdU [1]-Prüfdatei oder die GoBD[2]-Prüfdatei vermeiden. Kassensoftwareanbieter wie Gampics Consult informieren zu steuerrechtlichen Themen sowie der Konformität von Kassensystemen gegenüber dem Finanzamt.
Ausnahmen
Es gibt keine Möglichkeit, sich der Kassennachschau gänzlich zu entziehen. Die Strafe für Verzögerungen durch eine nicht vorhandene digitale Schnittstelle fällt jedoch für Registrierkassen weg, da diese manuell-analog und nicht digital geführt werden. Aber auch bei Registrierkassen ist es sehr wichtig, den Tagesabschluss strukturiert und geordnet am Ende des Tages durchzuführen. Es besteht keine Aufrüstpflicht für Unternehmer in den folgenden Branchen, der sogenannte Kreis der Berechtigten für offene Ladenkassen: Lebensmittel-Einzelhandel, Bäcker, Metzgerbetriebe, Flohmärkte, Blumenläden, Restaurants und Gaststätten, Cafés, Imbissbuden, Kioske, Tabakwarenläden und andere Betriebe des Einzelhandels.
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie beim Finanzamt, bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem Softwareanbieter für Kassensysteme.
[1] GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen [2] GoBD = Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Quelle:
Gampics Consult: Gampics Consult ist das Unternehmen hinter winCOSY®, dem innovativen Kassensystem für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Spa-Therapeuten und Fitnessstudios. Gampics Consult hilft Filialisten und Einzelunternehmern, ihr Geschäft zu organisieren und Arbeitsprozesse wie Kundenbindung, Mitarbeiterführung und Buchhaltung zu optimieren. Gegründet im Jahr 1978 mit Sitz in Bremen ist Gampics Consult seit über 35 Jahren erfolgreich in Ihrer Branche tätig. Mehr Informationen unter www.gampics.com.
