Egal, ob Sie nun eine auf die Kassen- Schublade oder ein PC gestütztes Salonmanagementsystem verwenden, über die Anforderungen und Vorschriften, die Ihnen bei Nicht-Einhaltung, zum Fallstrick werden können haben wir berichtet.
Zusammenfassend sei noch einmal gesagt:
Achten Sie auf eine möglichst umfangreiche und genaue Protokollierung aller Geschäftsvorfälle!
Das betrifft insbesondere den Umgang mit Waren.
Hier lauert eine ganz besondere Gefahr:
wird Ihre Buchführung verworfen, wird zur Schätzung Ihrer Umsätze immer mehr das sogenannte IDEA Tool der Finanzbehörden verwendet. Hier werden innerhalb kürzester Zeit Ihre Daten erfasst und ausgewertet.
So kann es Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit passieren, dass Ihnen der Prüfer vorrechnet, dass Sie im Jahr 2008 insgesamt eine Menge von 30 Litern Haarfarbe eingekauft haben (addiert pro Jahr).
Das sind 30.000 ml.
Bei 30 ml Farbsubstanz pro Anwendung, die Ihnen bei diesem Verfahren vorgeschlagen werden, sind das insgesamt 1.000 Farbbehandlungen, wofür der entsprechende Umsatz seitens der Finanzbehörde erwartet wird!
In Niedersachsen, wo dieses Tool regelmäßig eingesetzt wird, gab es schon Nachforderungen in Höhe von über 100.000 € (pro Jahr) nur im Farbbereich!
Schlaue Füchse, die Bar-Einkäufe im Großhandel oder auf Fachmessen tätigen, um dann die Rechnung zu entsorgen, sind hier besonders gefährdet! Oft stimmen dann die Verhältnismäßigkeit von Zeitaufwand, Terminbuch, Entwickler oder Wasserverbrauch nicht überein. Die EDV (IDEA TOOL) macht solche Dinge transparent und schlägt Alarm.
Sie können sich schützen, wenn Sie Ihre verwendeten Farbmengen in der Kundenkartei vermerken, auf Warenrückgaben achten (die Ihnen sonst mitberechnet werden) und auch Behandlungen der Mitarbeiter oder außer Haus Verkäufe protokollieren.
Wichtig ist es, auch Kabinett- und Verkaufsware schon beim Wareneingang streng zu trennen.
Aus einem Wareneinkaufswert von 8.000 € erwarten die Finanzbehörden rund 80.000 € Erlös. Buchen Sie Verkaufsware hinzu, wird die Differenz zur Umsatzerwartung natürlich größer.
Wichtig: auch auf Entsorgung von Altwaren oder Farbresten achten.
Jeden Tag 50 ml Farbmasse im Ausguss summieren sich bei 20 Arbeitstagen 1.000 ml,
deutlicher ausgedrückt zu 33 Farbehandlungen im Monat!
Das sind bei (Durchschnittspreis) 28,- € pro Behandlung immerhin 924,- € Umsatz die das Finanzamt errechnet, im Jahr rund 11.000 € und daraus ca. 2.000,- € Umsatzsteuer nachfordert.
Letztlich sind Sie gezwungen, bei Schätzungen den Gegenbeweis anzuführen und müssen die Angaben des Finanzamts wiederlegen.
In der Regel sind handgeschriebene Terminbücher, Karteikarten oder Preislisten nicht aufbewahrungspflichtig. Kommt es zu Unstimmigkeiten erwarten die Behörden allerdings Ihre Mitwirkung und damit unter Umständen auch vorgenannte Ursprungsaufzeichnungen.
Auch ein Zählprotokoll (welches für PC gestützte Systeme nicht vorgeschrieben ist) kann Ihnen Hilfe sein. Schnell schleichen sich Zahlendreher oder Übertragungsfehler in das PC System ein, ohne dass Sie es bemerken. Wird die Kasse jeden Abend (mittels Zählprotokoll) Cent genau gezählt, können Sie diese Gefahrenquelle minimieren.
Kassendifferenzen sind normal, sollten aber protokolliert werden. Es soll Prüfer geben, die erst richtig skeptisch werden, wenn Ihre Kasse keine (protokollierten) Differenzen aufweist!
Achten Sie auf Ihre Privatentnahmen: dass Sie nicht mehr Gelder entnehmen als Sie erwirtschaften dürfte selbstverständlich sein. Finanzbehörden haben aber auch ein Augenmerk darauf, ob Sie in der Lage sind, einen ausreichenden Lebensstandard zu finanzieren.
Ihr Privatkonto ist in der Regel privat. Anders wird es, wenn Sie dieses auch für geschäftliche Transaktionen nutzen. Vorsicht: das kann schon der Fall sein, wenn Sie die Betankung Ihres Geschäftsfahrzeuges ausnahmsweise einmal mit der privaten EC Karte bezahlen.
