Nur noch Digital!
Elektronische Entgeltunterlagen werden für alle Arbeitgeber Pflicht – was bedeutet das für Friseursalons, Teilzeitkräfte und Minijobs?
Ab dem 1. Januar 2027 endet eine wichtige Übergangsfrist im Sozialversicherungsrecht. Dann müssen sämtliche Arbeitgeber in Deutschland die gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die bisher mögliche Befreiung von dieser Verpflichtung läuft zum 31. Dezember 2026 aus. Grundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Betroffen sind nicht nur große Unternehmen, sondern ausdrücklich auch kleine Handwerksbetriebe, Friseursalons, Ein-Personen-Unternehmen mit Beschäftigten sowie Arbeitgeber mit Teilzeit- oder Minijobkräften.
Viele Saloninhaber gehen noch davon aus, dass Papierakten oder klassische Personalordner weiterhin ausreichen. Doch genau hier liegt ein häufiges Missverständnis. Die Deutsche Rentenversicherung stellt ihre Betriebsprüfungen zunehmend auf digitale Verfahren um. Deshalb müssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Dokumente künftig elektronisch gespeichert, eindeutig den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet und bei einer Prüfung digital vorgelegt werden können.
Für das Friseurhandwerk ist das besonders relevant, da die Branche traditionell viele Teilzeitbeschäftigte, Minijobber, Auszubildende und saisonale Mitarbeiter beschäftigt. Gerade in diesen Beschäftigungsformen fallen zahlreiche Nachweise an, die künftig digital verfügbar sein müssen. Dazu gehören beispielsweise Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobbern, Mitgliedschaftsbescheinigungen von Krankenkassen, Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudenten, Nachweise der Elterneigenschaft oder Unterlagen zu Aufenthalts- und Arbeitserlaubnissen.
Die gute Nachricht für Friseurbetriebe lautet: Es müssen keine völlig neuen Unterlagen erstellt werden. Die Nachweise waren bereits bisher erforderlich. Neu ist lediglich die Form der Aufbewahrung. Dokumente, die bisher in Papierordnern abgeheftet wurden, müssen künftig digital gespeichert werden. Dabei schreibt der Gesetzgeber keine spezielle Software vor. Zulässig sind beispielsweise revisionssicher gespeicherte PDF- oder Bilddateien, sofern sie geordnet abgelegt und jederzeit verfügbar sind.
Gibt es Ausnahmen für kleine Friseursalons?
Die klare Antwort lautet: Nein. Ab 2027 gilt die Verpflichtung unabhängig von der Betriebsgröße. Weder ein kleiner Friseursalon mit zwei Mitarbeitern noch ein Betrieb mit ausschließlich Minijobbern wird von der Regelung ausgenommen. Auch für Handwerksbetriebe bestehen keine Sonderregelungen. Die bislang mögliche Befreiung endet bundesweit zum Jahresende 2026.
Besonders wichtig: Die BVV verpflichtet nicht dazu, die komplette Personalakte elektronisch zu führen. Arbeitszeugnisse, interne Notizen oder viele andere Personalunterlagen fallen nicht automatisch unter die Pflicht. Relevant sind vor allem die sozialversicherungsrechtlich vorgeschriebenen Entgeltunterlagen nach § 8 BVV.
Welche Folgen drohen bei Verstößen? Welche Folgen drohen bei Verstößen?
Wer ab 2027 die vorgeschriebenen Entgeltunterlagen nicht elektronisch führt oder bei einer Betriebsprüfung nicht ordnungsgemäß vorlegen kann, riskiert erhebliche Probleme. Grundlage ist § 28f SGB IV in Verbindung mit § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Arbeitgeber sind verpflichtet, die vorgeschriebenen Entgeltunterlagen ordnungsgemäß zu führen und aufzubewahren. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Für Friseursalons bedeutet das: Fehlen beispielsweise elektronische Nachweise über Minijobs, Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht, Arbeitszeitaufzeichnungen oder andere sozialversicherungsrelevante Dokumente, kann die Deutsche Rentenversicherung die Ordnungsmäßigkeit der Entgeltabrechnung anzweifeln.
Neben möglichen Beitragsnachforderungen drohen auch Bußgelder. Nach den Bußgeldvorschriften des Sozialgesetzbuches können Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang mit der Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen grundsätzlich mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. In schwerwiegenden Fällen, insbesondere wenn weitere Melde- oder Dokumentationspflichten verletzt werden, können die finanziellen Folgen deutlich höher ausfallen.
Für kleine Handwerksbetriebe ist jedoch häufig nicht das Bußgeld das größte Risiko. Wesentlich teurer können Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen werden. Kann ein Arbeitgeber bestimmte Sachverhalte nicht mehr nachweisen, etwa die korrekte Behandlung eines Minijobs oder die Voraussetzungen für Beitragsbefreiungen, kann die Rentenversicherung Beiträge rückwirkend neu berechnen. Dies führt nicht selten zu Nachzahlungen von mehreren tausend Euro.
Besonders betroffen ist das Friseurhandwerk, da hier viele Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber beschäftigt werden. Gerade bei diesen Beschäftigungsformen entstehen zahlreiche Nachweis- und Dokumentationspflichten. Wer seine Unterlagen rechtzeitig digitalisiert und strukturiert archiviert, reduziert das Risiko von Beanstandungen bei Betriebsprüfungen erheblich.
Fazit: Die BVV-Pflicht ab 2027 betrifft das gesamte Friseurhandwerk. Ausnahmen für kleine Salons, Teilzeitbeschäftigte oder Minijobber gibt es nicht. Wer heute noch papierbasiert arbeitet, sollte die verbleibenden Monate nutzen, um seine Personalverwaltung rechtssicher und digital aufzustellen. So lassen sich spätere Probleme bei Prüfungen vermeiden und interne Abläufe gleichzeitig modernisieren.
