Registrierkasse = Computer! Zumindest in den Augen der Finanzbehörden.
Sind Sie darauf vorbereitet?
Für den Umgang mit der EDV in Unternehmen, mit Computern und Software gibt es hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht und Handhabung eine Menge Vorschriften seitens der Finanzverwaltung. Aus diesem Grund haben bisher viele Kleinbetriebe lieber für eine Registrierkasse entschieden.
Nicht wenige Betriebsinhaber merken jetzt, bei den vermehrt durchgeführten Betriebsprüfungen, das sie in eine Falle getappt sind, bzw. sich nicht ausreichend informiert haben!
Für die Finanzbehörden ist eine Registrierkasse nämlich auch ein Computer, viele Vorgaben gelten hier ebenso.
Das Bundesfinanzministerium weist darauf hin, dass die Verpflichtung zur elektronischen Archivierung der Buchhaltungsdaten ausdrücklich auch für die Daten in elektronischen Registrierkassen gilt.
Elektronisch erfasste Kassen und Buchhaltungsdaten müssen demnach nicht nur als Papierausdruck aufbewahrt werden, sondern ein direkter Zugriff auf die elektronischen Daten muss ebenfalls gewährt sein und zwar 10 Jahre lang.
Auch müssen die Geräte den
a) „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ und
b) den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ entsprechen.
Wenn diese Vorgaben von älteren Registrierkassen nicht erfüllt werden können, ist das für die Finanzbehörden ein willkommener Grund für die Verwerfung der Buchhaltung und eine umfangreiche Verprobung und Schätzung der Umsätze.
Daneben dürfen die Finanzbehörden sei kurzem auch empfindliche „Verzögerungsgelder“ zwischen 2.500,00 € und 25.000,00 € schon dann verhängen, wenn der geforderte Datenzugriff nicht oder nicht unverzüglich gewährleistet ist.
Die Gesetzgebung sagt hier eindeutig:
„ … Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen“
„…. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. …
„…. Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. …“
(Auszüge aus: Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften)
Registrierkassen, die den vorgenannten Anforderungen nicht vollständig genügen, dürfen mit Auflagen für eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 grundsätzlich weiterbetrieben werden.
ACHTUNG:
Bei technisch aufrüstbaren Geräten verlangen die Finanzbehörden jedoch Softwareanpassungen und Modifizierungen, wenn sich damit die neuen Vorgaben bereits während der Übergangsfrist erfüllen lassen!
Ferner müssen die Unternehmer beim Betrieb solcher Registrierkassen das bislang geltende Schreiben des Bundesfinanzministerium vom 9. Januar 1996 beachten: (Aktenzeichen IV A 8 -S 0310 - 5/95, welches eine umfassende Dokumentation und die Vorlage von technischen Unterlagen der Kasse vorschreibt.
