Der Hauptunterschied zwischen stationärer und Cloud-basierter Kassensoftware liegt im Speicherort der Daten und in der Art und Weise, wie die Software installiert, gewartet und genutzt wird.
Stationäre Kassensoftware
Bei einer stationären Kassensoftwarewird die Software direkt auf das Gerät in Ihrem Geschäft (z.B. auf einem Kassen-PC oder Tablet) installiert und betrieben. Die Daten werden ebenfalls lokal auf diesen Geräten oder einem lokalen Server gespeichert.
Vorteile:
- Datenhoheit: Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten, da diese lokal bei Ihnen gespeichert sind und nicht auf externen Servern. Dies kann für bestimmte Branchen oder Unternehmen mit strengen Datenschutzrichtlinien wichtig sein.
- Unabhängigkeit vom Internet: Die Kasse funktioniert in der Regel auch ohne permanente Internetverbindung. Bei einem Internetausfall können Sie weiter kassieren, da die Software und Daten lokal verfügbar sind.
- Einmalige Anschaffungskosten: Oftmals fallen zu Beginn höhere Anschaffungskosten für die Softwarelizenz und Hardware an, danach jedoch keine oder nur geringe monatliche Gebühren (abgesehen von optionalen Wartungsverträgen und Updates).
Nachteile:
- Hohe Anfangsinvestitionen: Sie müssen in die Softwarelizenzen, die Hardware (Kassen-PC, Server etc.) und eventuell in die Installation durch einen Techniker investieren.
- Wartung und Updates: Sie sind selbst für die Wartung, Datensicherung und das Einspielen von Updates verantwortlich. Dies erfordert entweder internes Fachwissen oder externe IT-Dienstleister, was zusätzliche Kosten verursachen kann.
- Kein mobiler Zugriff: Der Zugriff auf die Kassendaten ist auf den lokalen Standort beschränkt. Von unterwegs haben Sie nicht immer direkten Zugriff auf Verkaufsdaten oder Berichte.
- Sicherheitsrisiken: Bei fehlenden oder unzureichenden Backups besteht die Gefahr von Datenverlust bei Hardwaredefekten, Diebstahl oder Virenangriffen.
Cloud-basierte Kassensoftware
Bei einer Cloud-basierten Kassensoftware wird die Software über das Internet bereitgestellt und betrieben. Die Daten werden auf externen Servern des Anbieters (in der "Cloud") gespeichert. Sie greifen über einen Webbrowser oder eine App auf die Kassensoftware zu.
Vorteile:
- Niedrige Anfangsinvestitionen: Statt hoher Einmalzahlungen zahlen Sie meist eine monatliche oder jährliche Gebühr (Abonnementmodell), was die finanziellen Hürden am Anfang senkt.
- Flexibilität und Mobilität: Sie können von überall und mit verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) auf Ihre Kassendaten zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht. Das ist ideal für mobile Verkäufe oder Filialbetriebe.
- Automatische Updates und Wartung: Der Anbieter kümmert sich um Updates, Wartung und Datensicherung. Sie haben immer die aktuellste Version der Software und müssen sich nicht um technische Belange kümmern.
- Datensicherheit: Seriöse Cloud-Anbieter legen großen Wert auf Datensicherheit, regelmäßige Backups und moderne Verschlüsselungstechnologien.
Nachteile:
- Internetabhängigkeit: Eine stabile Internetverbindung ist in der Regel Voraussetzung für den Betrieb. Bei einem Internetausfall kann es zu Einschränkungen oder einem kompletten Stillstand des Kassenbetriebs kommen (obwohl viele moderne Cloud-Systeme auch einen Offline-Modus mit Datensynchronisation anbieten).
- Laufende Kosten: Sie zahlen fortlaufende monatliche oder jährliche Gebühren, was sich über die Zeit summieren kann.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Sie sind vom Cloud-Anbieter abhängig, was die Verfügbarkeit, Sicherheit und Weiterentwicklung der Software betrifft.
- Datenschutzbedenken: Obwohl die Daten bei seriösen Anbietern sicher sind, geben Sie die Kontrolle über Ihre Daten an einen Dritten ab, was für manche Unternehmen ein sensibles Thema sein kann.
Fazit und Wahl der richtigen Lösung
Die Wahl zwischen stationärer und Cloud-basierter Kassensoftware hängt stark von Ihren individuellen Anforderungen, Ihrem Budget, der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Affinität zu IT-Infrastruktur ab.
- Stationäre Kassensoftware eignet sich eher für Unternehmen, die volle Datenhoheit wünschen, selten mobile Verkäufe tätigen und die Anfangsinvestition nicht scheuen. Sie sind auch eine gute Wahl, wenn eine stabile Internetverbindung nicht immer gewährleistet ist.
- Cloud-basierte Kassensoftware ist ideal für Unternehmen, die Flexibilität, Mobilität und Skalierbarkeit suchen und geringe Anfangsinvestitionen bevorzugen. Sie sind auch eine gute Lösung, wenn Sie sich nicht um die technische Wartung kümmern möchten und eine zuverlässige Internetverbindung haben.
